Wer ein Smartphone besitzt, hat wahrscheinlich unzählige Fotos, die darauf warten, sortiert zu werden. Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten Millionen von Bildern verarbeiten und die dazugehörigen Daten verwalten. Einige davon enthalten handgeschriebene Beschriftungen, die vor über 200 Jahren von einem Botaniker mit zittriger Handschrift im Kerzenlicht verfasst wurden, der nicht richtig schreiben konnte. breviauriculata… 

Digitalisierung bedeutet, jedem Exemplar eine digitale Identität zu geben: es mit Barcodes zu versehen, zu fotografieren und die Informationen auf seinen Etiketten in leicht durchsuchbare Daten umzuwandeln. Vor der Digitalisierung konnte ein Großteil dieses Materials nur von Personen vollständig erkundet werden, die die Sammlungen persönlich besuchen oder direkt mit den Experten zusammenarbeiten konnten, die sie am besten kannten. Die Digitalisierung versprach etwas anderes: die Möglichkeit, Exemplare für Forscher, Studierende und Pflanzenliebhaber weltweit zugänglich, sichtbar und nutzbar zu machen. 

Diese gewaltige Herausforderung stellte sich dem Team der Digitalen Sammlungen der Royal Botanic Gardens Kew, als sie die Sicherung der wesentliche DEFRA-Finanzierung 2021 wurde das Unternehmen gegründet, um seine Herbariumsammlungen innerhalb von nur vier Jahren zu digitalisieren. In der Hochphase digitalisierte das Team rund 1000 Herbariumsammlungen. 100,000 Proben pro Woche.

Seit 2022 haben sie 7.3 Millionen Herbarium- und Pilzsammlungsbelege mit Barcodes versehen, katalogisiert, fotografiert und transkribiert. Nach Abschluss des Projekts im März dieses Jahres interviewte Botany One das Team, das diese Initiative konzipiert und erfolgreich umgesetzt hatte: Sarah Phillips – Senior Digital Collections Manager, Marie-Helene Weech – Lead Digitisation Operations Manager und Laura Green – Data and Imaging Manager. 

Für viele Nutzer ist das digitale Bild der erste Zugangspunkt zum Präparat, daher ist die Qualität von entscheidender Bedeutung. Wie haben Sie es geschafft, ein Gleichgewicht zwischen gleichbleibend hohen Bildstandards und dem Projektbudget zu finden?

Grün: Entscheidend ist, dass man vor Beginn weiß, was man erreichen will und welche Qualitätsanforderungen man erfüllt. Natürlich möchte man qualitativ hochwertige Bilder erhalten, gleichzeitig aber das Projekt nicht zum Stillstand bringen. Wir hatten bereits allgemeine Standards festgelegt, die im Rahmen des Global Types-Projekts definiert wurden, beispielsweise eine Auflösung von 600 PPI (Pixel pro Zoll, dargestellt auf einem Computermonitor). Wir wandten uns dann dem Projekt zu. FADGI-Standards und Metamorphose-Richtlinien einen eher quantitativen Ansatz verfolgen.

Kew entschied sich, die Digitalisierung und Transkription der Herbarbelege größtenteils einem externen Dienstleister zu überlassen. Für Leser, die mit der Digitalisierung von Herbarbelegen weniger vertraut sind: Dies bedeutet, sowohl ein hochauflösendes Bild des Belegs als auch wichtige Informationen von den Etiketten zu erfassen. Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter für die Transkription der Daten empfunden? 

PhillipsBei früheren Digitalisierungsprojekten hatten wir sehr strenge Richtlinien für die Bewertung von Transkripten festgelegt. Diesmal [aufgrund der hohen Anzahl zu transkribierender Etiketten] waren wir etwas flexibler. Man muss bedenken, dass die Transkribierer keine Interpretation vornehmen, sondern lediglich wortgetreu transkribieren. Daher sollte man realistische Erwartungen haben. Gedruckte Texte sollten transkribiert werden können, Handschrift hingegen kann problematisch sein. Wir haben viele Richtlinien erstellt und einen direkten Kommunikationskanal für Rückfragen zu unserem Team eingerichtet, auf den sehr schnell reagiert wurde. Uns war klar, dass das Ergebnis nicht perfekt sein würde, denn eine fehlerfreie Transkription würde zehnmal so lange dauern. Beispielsweise könnten im Feld „Land“ viele Lücken vorhanden sein, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Wir planen, die nicht vollständig transkribierten Daten nach und nach auf anderem Wege zu ergänzen.

WocheIch habe mir eine Tabelle mit Korrekturen von Datenportal von Kew Jemand hat uns das heute Morgen geschickt. Es war wirklich schön zu sehen, dass unsere Daten tatsächlich genutzt und richtig ausgewertet werden. Ich war ziemlich beeindruckt, wie nah die Transkribierer an die korrekten Informationen herangekommen sind. Ich finde, sie haben das sehr gut gemacht!

Nachdem Bilder und Beschriftungstexte erfasst waren, bestand die nächste Herausforderung darin, die Daten an vereinbarte Standards anzupassen, um sie durchsuchen, teilen und wiederverwenden zu können. Dies ist der weniger sichtbare Teil der Digitalisierung: Millionen einzelner Etiketten von Exemplaren in strukturierte Daten umzuwandeln, die in verschiedenen Datenbanken und globalen Biodiversitätsplattformen verwendet werden können. Welche Metadatenstandards stellten für Kew die größte Herausforderung dar?

Philipp: Wir verwendeten Darwin Core Archiv [ein gemeinsamer Standard für Biodiversitätsdaten, der dazu beiträgt, dass Belegexemplare verschiedener Institutionen auf dieselbe Weise geteilt und verstanden werden können] und dann haben wir unsere eigenen Standards für das Integrierte Sammlungsmanagementsystem (ICMS), was mit DwC-A übereinstimmt, aber wesentlich mehr Daten enthält. Wir haben uns auch an den Mindestinformationen über ein digitales Präparat (MITTENDie Herausforderung bestand darin, wie die Daten erhoben und den Feldern zugeordnet wurden; dies erforderte mehrere Schritte der Formatierung und Datenbereinigung. Wir haben die Daten trotz der bestehenden Probleme veröffentlicht, aber die Globale Biodiversitätsinformationsfazilität (GBIF) ist recht gut darin, auf Probleme hinzuweisen, sodass wir Feedback von Aggregatoren und Nutzern unserer Daten erhalten.

WocheUns sind viele Fehler in Bereichen wie Koordinaten bekannt. Nicky Nicolson Der Leiter der intelligenten Datenanalyse befasst sich mit der Georeferenzierung und der Identifizierung von Ausreißern. Dies ist nur eine von mehreren Möglichkeiten, wie wir viele unserer Koordinatenprobleme lösen können. In manchen Fällen ist es notwendig, die im Bild sichtbaren Daten erneut zu überprüfen; die Suche nach dem physischen Exemplar war in gewisser Weise der limitierende Faktor.

Das bedeutet auch, dass die Digitalisierung nicht mit dem Fotografieren oder Transkribieren des Exemplars abgeschlossen ist. Manche Fehler werden erst sichtbar, wenn die Daten verwendet, kartiert oder maßstabsgetreu verglichen werden.

Die Digitalisierung von Millionen von Proben ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern erfordert auch die Entwicklung wiederholbarer Arbeitsabläufe für verschiedene Teams, Aufgaben und Qualitätskontrollen. Welche Rolle spielte die Gestaltung der Arbeitsabläufe in diesem Projekt?

PhillipsWir mussten unser Team sehr schnell vergrößern und haben daher die Arbeitsabläufe kontinuierlich überprüft und angepasst. Wir hatten spezialisierte Arbeitsabläufe für unsere internen Teams und die Teams unserer Lieferanten, die viel Schulung und Betreuung erforderten. Das Tempo und der Umfang der Arbeiten wirkten zeitweise etwas verrückt, aber wir verfügten über viel Erfahrung und ein starkes Kernteam, auf dem wir aufbauen konnten. 

Hat die Arbeit an diesem großen Projekt Ihre Sicht auf die Sammlungen selbst verändert? Was war die überraschendste Erkenntnis, die Sie im Laufe des Projekts gewonnen haben?

Woche: Wir hatten ein paar Darwin-Exemplare mehr als erwartet! Wir hatten einen Gruppenchat, in dem die Digitalisierer immer dann posten konnten, wenn sie eine Darwin-Sammlung fanden, um das Kuratorenteam zu informieren. Normalerweise verwendeten wir für Führungen und Ausstellungen immer dasselbe Darwin-Exemplar, jetzt konnten wir eine ganze Reihe verschiedener Exemplare präsentieren!

GrünWie viele Leute waren am Ende eigentlich an diesem Projekt beteiligt? Von einem so kleinen Team, das Dinge in viel kleinerem Umfang digitalisiert hat, zu so vielen Mitarbeitenden – das war schon etwas verrückt! Erst bei unseren Feiern wurde uns so richtig bewusst, wie viele Leute zusammengearbeitet hatten, um das zu schaffen.

Philipp: Da stimme ich zu. Mitten im Geschehen denkt man zwar an Arbeitsabläufe und Management, muss aber auch sein Team führen und dafür sorgen, dass es zufrieden ist. Viele wurden ins kalte Wasser geworfen, aber wir haben es immer geschafft, gemeinsam die Aufgabe zu bewältigen. 

Die Digitalisierung im großen Stil mag technisch klingen, doch im Kern geht es bei diesem Projekt darum, die Sammlungen von Kew einem breiteren Publikum zugänglich zu machen. Millionen von Herbarium- und Pilzpräparaten – manche bekannt, manche unerwartet, manche noch zu prüfen – können nun auf neue Weise über Kontinente hinweg durchsucht, studiert und miteinander verknüpft werden.

Für Forschende bedeutet dies einen schnelleren Zugriff auf Belegexemplare, Bilder und Etikettendaten. Pflanzenliebhabern, Studierenden, Historikern und allen Wissbegierigen bietet es die Möglichkeit, eine der weltweit bedeutendsten naturkundlichen Sammlungen von überall aus zu erkunden. Das Projekt zeigt auch, dass Digitalisierung kein einfacher Prozess ist: Sie erfordert die Zusammenarbeit von Menschen, die Entwicklung von Arbeitsabläufen, die Einhaltung von Standards, Qualitätskontrollen, die Interpretation von Daten und zahlreiche Problemlösungen.

Schauen Sie sich also einmal um. Datenportal von KewSuchen Sie nach einer Pflanze, die Sie kennen, einem Ort, den Sie lieben, oder einem Sammler, von dem Sie gehört haben. Vielleicht finden Sie ein Exemplar, das vor Jahrzehnten oder gar Jahrhunderten gesammelt wurde – nun wieder sichtbar, wieder auffindbar und bereit, Teil neuer Geschichten zu werden!

LERN MEHR:

Graves, E., Phillips, S.und Hill, B. (2024) Optimierung der Arbeitsabläufe für die Digitalisierung neu erworbener Herbariumsexemplare: Erfüllung der Akkreditierungsstandards für Archivdienste im Kontext der Massendigitalisierung. Biodiversity Information Science and Standards, 8. Verfügbar unter: https://doi.org/10.3897/biss.8.138737. 

Wright, I., Bowles, B., Murphy, B., Paton, A., Liu, U., Weech, MH, ... & Adcock, J. (2026). RBG Kew Science Digitisation Project 2026. Delivery experience and lessons learned. Verfügbar unter: https://doi.org/10.34885/s29k-4z53

Gastautorenprofil

Magda (sie/ihr) ist eine britisch-polnische Ökologin, die derzeit in London lebt und arbeitet. Die ausgebildete Feldökologin wechselte 2023 in den Bereich der Herbariendigitalisierung und -pflege. Ihre Tätigkeit führte sie von den Royal Botanic Gardens Kew zum South London Botanical Institute, und im Herbst wird sie eine Stelle am Trinity College Dublin antreten.

Titelbild: Ein Digitalisierer arbeitet an einer Bildgebungsstation an verpackten Palmenpräparaten. Quelle: Magda Upton